Privacybeleid voor de Zineps-connector

Over dit beleid

Zineps Platform B.V. biedt de Zineps-connector voor AI-assistenten zoals ChatGPT en Claude. Dit beleid legt uit hoe Zineps persoonsgegevens verwerkt wanneer je een assistent met je Zineps-account verbindt. Het gaat zowel om informatie die je aanlevert als om informatie uit je bestaande account. Voor ander gebruik van onze website en diensten geldt het privacybeleid op de Zineps-website.

Welke informatie de connector gebruikt

Afhankelijk van je verzoek en accountrechten kan de connector accountnamen, e-mailadressen, bedrijfsgegevens en toegangsrechten verwerken; contactgegevens van klanten en bedrijven; bestellingen, producten, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van afzenders en ontvangers; verzendlabels, retouren en trackinggebeurtenissen; facturen, kosten, betaalreferenties en betaalstatussen; supporttickets, berichten en bijlagen; en informatie over gekoppelde webshops, vervoerders, tarieven en automatiseringen. Downloads en bijlagen kunnen dezelfde persoonsgegevens bevatten als het oorspronkelijke document. Ook verwerken we zoektermen, referenties, filters en andere gegevens die voor een gevraagde handeling worden aangeleverd.

Waarom we deze informatie gebruiken

We gebruiken deze informatie om je verbinding te authenticeren, je accountrechten toe te passen, vragen te beantwoorden en gevraagde handelingen uit te voeren. Bijvoorbeeld bestellingen zoeken, kosten toelichten, zendingen controleren, labels aanmaken of annuleren, printen, supportverzoeken behandelen en toegestane account- of partnerhandelingen uitvoeren. Relevante operationele gegevens helpen ons ook fouten te onderzoeken, de beveiliging te onderhouden en ondersteuning te bieden. De connector vereist niet dat je je volledige gesprek aanlevert of vragen voor productverbetering laat opslaan. Als een handeling aan een bestaand onderzoek wordt gekoppeld, kunnen we relevante parameters en de uitkomst bij dat onderzoek bewaren.

Wie informatie ontvangt

De AI-aanbieder die je koppelt, zoals OpenAI voor ChatGPT of Anthropic voor Claude, ontvangt de invoer en resultaten die in die assistent worden gebruikt. De eigen voorwaarden, het privacybeleid en je accountinstellingen bij die aanbieder gelden voor die kopieën. Zineps kan noodzakelijke informatie voor je gevraagde handeling uitwisselen met je gekoppelde webshop, de betreffende vervoerder of afhaalpuntendienst en je ingestelde printdienst, waaronder PrintNode. Bevoegde Zineps-medewerkers en dienstverleners voor hosting, opslag, beveiliging en servicemeldingen kunnen informatie verwerken om Zineps te laten werken en ondersteuning te bieden. Je organisatie of logistieke partner kan toegang hebben op basis van de accountrol. Zineps verkoopt geen persoonsgegevens. Een assistent koppelen geeft geen toestemming voor ongerelateerde advertenties of gegevensdeling.

Hoe lang informatie wordt bewaard

Het koppelen of ontkoppelen van een assistent geeft bestaande bedrijfsgegevens geen aparte vervaldatum. Account-, bestel-, verzend-, factuur- en supportgegevens en bijbehorende activiteiten blijven bij het Zineps-account totdat ze via het toepasselijke verwijderproces worden verwijderd. Ze verlopen niet allemaal automatisch na een vast aantal dagen. Bij een verwijderverzoek beoordelen we of het account nog wordt gebruikt, een zending of supportzaak nog openstaat, betalingen nog niet zijn afgehandeld of gegevens nodig zijn voor administratie, wettelijke verplichtingen of claims. Bij sommige accountsluitingen wordt toegang geblokkeerd terwijl bedrijfshistorie behouden blijft. Je kunt vragen welke gegevens blijven staan en waarom.

Verbindingslogs worden normaal 3 dagen bewaard, API-activiteitenlogs 14 dagen, verzenddiagnostiek één maand en operationele samenvattingen maximaal 90 dagen, afhankelijk van het soort gegevens. Geplande verwijdering kan extra tijd kosten. Gegevens die bij een lopend onderzoek horen volgen de bewaartermijn van dat onderzoek. Herstelback-ups van de productiedatabase bestrijken momenteel 7 dagen; verwijdering van actieve gegevens verwijdert kopieën in die back-ups niet onmiddellijk. Gegevens bij je AI-aanbieder, webshop, vervoerder of andere zelfstandige dienst vallen onder het eigen beleid van die aanbieder.

Je keuzes en privacyverzoeken

Je kiest zelf of je een AI-assistent koppelt. Beschikbare handelingen hangen af van je Zineps-rol en toegangsrechten; waar aangeboden kun je tijdens de autorisatie tools selecteren. Je kunt de connector in je AI-app ontkoppelen en opnieuw koppelen om de gevraagde rechten te wijzigen. Ontkoppelen stopt het gebruik van die verbinding door die app, maar verwijdert op zichzelf geen Zineps-gegevens of kopieën die de AI-aanbieder al heeft ontvangen. Uitgegeven toegangsgegevens hebben een eigen geldigheidsduur. Neem contact op als toegang eerder moet worden beperkt.

Mail info@zineps.com voor inzage, correctie, een kopie, beperking of verwijdering van je persoonsgegevens, of voor vragen over bezwaar of het intrekken van toestemming waar dat van toepassing is. We kunnen je identiteit en bevoegdheid voor het account controleren. We leggen eventuele beperkingen uit, waaronder gegevens die bewaard moeten blijven of onder het beheer van je webshop of logistieke dienstverlener vallen. Gaat je vraag over het gebruik van ontvangersgegevens door een webshop, dan kun je ook die webshop benaderen. Je kunt een klacht indienen bij je privacytoezichthouder. Vraag verwijdering van kopieën bij een AI-aanbieder ook via die aanbieder aan.

Je verbinding veilig houden

De connector gebruikt HTTPS en accountauthenticatie en beperkt toegang volgens je accountrol en rechten. Diagnostische informatie kan nog steeds verzend- of contactgegevens bevatten, ook als inloggegevens zijn afgeschermd. Vraag of deel alleen informatie die nodig is voor de taak. Plaats geen wachtwoorden, toegangstokens, betaalkaartgegevens of andere authenticatiegeheimen in chat of supportbijlagen; gebruik de inlogpagina van de aanbieder om in te loggen.

Contact en wijzigingen

Neem bij privacyvragen contact op met Zineps Platform B.V. via info@zineps.com of Herikerbergweg 288, 1101 CT Amsterdam, Nederland. We passen dit beleid aan als de connector of onze gegevensverwerking verandert; de datum bovenaan geeft de laatste versie aan.